Dezembro é aquele mês maravilhoso, marcado pelas comemorações e confraternizações familiares e corporativas. Não importa o tamanho da empresa, uma coisa é certa: A confraternização de final de ano não pode ficar de fora.
Mas como garantir uma festa de sucesso em tempos de economia conturbada, quando nem sempre há verba suficiente para encantar os convidados como você gostaria? Nesse cenário, como oferecer uma festa de forma inovadora e inesquecível, de preferência reduzindo os custos? Veja neste artigo!
1-Entenda o objetivo da festa!
Não importa quem seja, o organizador do evento precisa estar bem alinhado aos objetivos da empresa para aquele evento em especial. É para os colaboradores confraternizarem entre si ou o objetivo é criar uma proximidade da empresa com seus profissionais? Familiares serão inclusos? Trata-se de um evento mais formal, com pronunciamento da diretoria, ou um evento recreativo, com sorteios de prêmios?
Esclarecendo essas e outros tipos de dúvidas é possível dar sequência ao planejamento da festa. Também é claro que, ao conhecer bem o público que participará do evento, as chances de sucesso da iniciativa vão às alturas!
2-Conheça o seu público!
O primeiro passo para elaborar uma festa para ninguém colocar defeito é conhecer muito bem seu público. Nesse caso, idade, perfil socioeconômico e grau de escolaridade são informações bem úteis para decidir assertivamente o formato do evento e suas atrações.
Uma sugestão interessante e que demonstra a preocupação da empresa com a diversão e a opinião de seus colaboradores é fazer uma rápida enquete (seja por caixa de sugestões ou por e-mail) sobre o tipo de evento que preferem e quais atrações gostariam que fossem oferecidas na confraternização.
3-Faça um bom planejamento com antecedência!
Boa parte dos créditos pelo sucesso de um evento está no planejamento. Assim, tendo definidos o tipo de comemoração e o tema, parta para a elaboração de uma checklist com todos os pontos que você precisa validar e orçar.
Coloque absolutamente tudo nessa lista, desde a confecção dos convites e a confirmação de presença até o pagamento de fornecedores e o arquivamento das notas fiscais. Qualquer item que você deixar de fora pode acabar atrapalhando o desenvolvimento do cronograma do evento. Melhor evitar passar por apuros!
Outro aspecto que merece muita atenção é a definição do cardápio, com as quantidades certas para não faltar nem sobrar demais. Tente deixar o menu coerente com o tema da festa — um jantar clássico será interessante com uma trilha sonora de jazz, por exemplo, enquanto a temática havaiana não pode deixar os frutos do mar de fora.
Já as quantidades dependerão muito do perfil do seu público. O ideal, assim, é contar com o know-how do buffet escolhido.
4-Seja criterioso com fornecedores!
Lembre-se de que é a imagem da empresa que estará em risco, sendo um sucesso ou um fracasso esta festa será comentada por muito tempo. Com isso em mente, você precisa saber que é, sim, possível fazer uma confraternização de final de ano com produtos de qualidade, independentemente do tamanho da verba disponibilizada para o evento.
O segredo está no equilíbrio: você não precisa escolher os fornecedores mais caros, muito menos pensar que a economia dos mais baratos certamente compensará — muitas das vezes, o barato acaba saindo caro!
A dica básica é fazer vários orçamentos e buscar sugestões com pessoas conhecidas. Acredite: sempre há um fornecedor com preços ótimos e qualidade excelente que ainda não é tão conhecido no mercado.
5-Surpreenda seus convidados!
Para que o evento de final de ano da sua empresa seja inesquecível é preciso inovar. Mas vale tomar um certo cuidado aí, porque as pessoas tendem a torcer o nariz para propostas de formatos modernos e inovadores além da conta.
Kits e mimos entregues em casa, eventos interativos 100% online, stand-up comedy, encontros drive-in, lives com shows de talentos e de bandas, game virtual, aula de culinária à distância com chef famoso, delivery cortesia…A pandemia ainda não terminou e, na tentativa de manter a equipe coesa e engajada, as festas corporativas de confraternização neste final de ano exigem mais criatividade das áreas de Comunicação das empresas. É o que algumas organizações estão fazendo.
Como você viu com essas dicas rápidas, é mais que possível fazer com que a festa de final de ano da empresa seja inesquecível. Há uma variedade imensa de opções para deixar a confraternização da equipe muito bem avaliada ao final do evento, mesmo com um orçamento pequeno.
Só não se esqueça de uma coisa: ninguém elogiará sua festa pela temperatura da cerveja ou da comida, muito menos pela limpeza dos banheiros. Mas esses mesmos itens, se negligenciados, podem acabar com o brilho de suas propostas inovadoras e transformar o evento em um desastre na avaliação dos convidados.