A gestão de escritórios mudou. Hoje, oferecer mesas e definir dias de presença já não basta.
As pessoas querem saber por que vale a pena ir ao trabalho. Por isso, o espaço precisa apoiar encontros e boas trocas.
Esse foi o tema da Workplace Design Conference, em São Paulo. Durante o evento, Francisco Vázquez Medem fez uma pergunta direta: “Para que ir ao escritório?”.
Ele é arquiteto e presidente da 3g Office. Na palestra, defendeu espaços mais úteis para as pessoas.
Como a gestão de escritórios mudou?
O trabalho remoto mostrou que várias tarefas podem ser feitas em casa. Além disso, ele mudou o valor do tempo.
Em grandes cidades, o trajeto pode ser longo. Por isso, a ida ao escritório precisa ter um motivo claro.
Isso não reduz o valor do encontro. No entanto, a presença deve ter um objetivo.
A empresa precisa explicar por que deseja reunir as equipes. Também deve criar uma rotina que torne o dia útil.
Assim, a gestão de escritórios precisa unir espaço, serviços e pessoas.
As ideias foram apresentadas na Workplace Design Conference São Paulo. Além disso, a palestra foi tema de uma reportagem da InfraFM.
O escritório ajuda a criar laços
No começo do trabalho remoto, muitas equipes já se conheciam. Afinal, os laços tinham sido criados antes.
Com o tempo, novas pessoas chegaram. Além disso, algumas equipes passaram a ter menos contato.
Por isso, o escritório pode ajudar na aproximação. Ele também pode reforçar a confiança entre os colegas.
Uma conversa, por exemplo, pode resolver um problema com rapidez. Da mesma forma, um encontro pode gerar uma nova ideia.
No entanto, reunir pessoas não garante uma boa troca. A empresa precisa criar momentos para ouvir e decidir.
Assim, a presença ganha um sentido claro.
Como facilities apoia a gestão de escritórios?
Facilities cuida dos serviços que mantêm o espaço em uso. Por isso, seu trabalho afeta a rotina das equipes.
Na prática, a gestão de escritórios depende da união entre o local e os serviços.
Esse cuidado pode envolver:
- limpeza;
- manutenção;
- portaria;
- recepção;
- alimentação;
- apoio às salas;
- cuidado com áreas comuns;
- contato com fornecedores.
Cada serviço afeta o uso do local. Por exemplo, uma sala sem apoio pode atrasar uma reunião.
Uma falha na limpeza também gera desconforto. Por outro lado, uma boa recepção traz mais fluidez.
Assim, facilities ajuda a tornar o escritório mais útil. Além disso, cria uma rotina melhor para todos.
Um espaço bonito não basta
Um bom projeto pode atrair atenção. No entanto, a beleza não garante um bom uso.
Primeiro, a empresa deve entender as tarefas das equipes. Depois, pode criar espaços para cada tipo de trabalho.
Algumas pessoas precisam trabalhar em grupo. Outras, por sua vez, buscam um local calmo.
As reuniões por vídeo também mudaram o uso do escritório. Como resultado, o barulho se tornou um desafio.
Por isso, salas e cabines devem atender ao uso real. Uma cabine pode servir para uma ligação curta.
Porém, o mesmo local pode não servir para uma reunião longa. Dessa forma, o projeto deve partir das tarefas.
Como medir o uso na gestão de escritórios?
Contar quantas pessoas foram ao escritório é útil. Porém, esse número não mostra como elas usaram o local.
Uma mochila pode ficar sobre a mesa por horas. Enquanto isso, seu dono pode estar em outra sala.
Por isso, a empresa deve observar cada área. Também precisa ouvir as equipes.
Algumas perguntas ajudam:
- Quais salas têm mais procura?
- Quais áreas ficam vazias?
- Onde faltam lugares?
- Onde o barulho incomoda?
- Quais locais geram mais queixas?
- Quais serviços recebem mais chamados?
Sensores podem apoiar essa análise. No entanto, a equipe também pode observar a rotina.
Assim, a gestão de escritórios combina dados, escuta e atenção. Com isso, a empresa entende melhor o uso do espaço.
Veja também nosso artigo sobre KPIs em facilities e eficiência operacional.
Como lidar com dias cheios e vazios?
O trabalho híbrido criou dias com alta procura. Ao mesmo tempo, outros períodos ficam quase vazios.
Esse cenário afeta o plano das equipes de apoio. Por isso, facilities deve conhecer os horários de maior fluxo.
Com esses dados, a equipe pode ajustar suas tarefas. Além disso, a empresa pode distribuir melhor os encontros.
Cursos, por exemplo, podem ocorrer em dias menos usados. No entanto, a ação precisa ter um motivo.
Não faz sentido chamar as pessoas apenas para ocupar o local. Portanto, o encontro deve trazer algum valor.
Dessa forma, a empresa usa melhor sua estrutura.
A liderança dá sentido ao encontro
Um bom espaço não cria laços sozinho. Por isso, os líderes também precisam participar.
O líder pode atuar como anfitrião. Além disso, pode organizar as trocas e ouvir a equipe.
Um encontro pode servir para resolver um problema. Também pode ajudar em uma decisão importante.
No entanto, apenas exigir presença não garante um bom dia. Pelo contrário, pode gerar frustração.
Portanto, o motivo do encontro deve aparecer na prática. Assim, o escritório deixa de ser um ponto de controle.
Presença não é o mesmo que entrega
O controle de acesso mostra quem esteve no local. Porém, ele não mede a qualidade do trabalho.
Uma pessoa pode estar presente e entregar pouco. Por outro lado, alguém pode contribuir muito a distância.
Por isso, a empresa deve acompanhar metas e resultados. A presença é apenas uma parte da análise.
Problemas podem surgir em qualquer modelo. Assim, obrigar o retorno não corrige uma falha de gestão.
Além disso, a empresa precisa definir papéis claros. Depois, deve acompanhar as entregas de forma justa.
Como melhorar a gestão de escritórios aos poucos?
Nem toda mudança exige uma grande obra. Muitas vezes, um teste simples já traz bons dados.
Em primeiro lugar, a empresa escolhe uma área pouco usada. Depois, testa uma nova forma de uso.
O processo pode seguir quatro passos:
- Encontrar um problema.
- Testar uma ideia.
- Medir o uso.
- Ajustar o espaço.
Uma sala vazia, por exemplo, pode receber reuniões curtas. Em seguida, a equipe verifica o resultado.
Além disso, esse método reduz o risco do gasto. A empresa aprende antes de ampliar a mudança.
Assim, a gestão de escritórios se torna um trabalho constante. O espaço muda junto com as pessoas.
Como a Base apoia a gestão de escritórios?
A Base Facilities cuida de serviços essenciais para grandes empresas. Para isso, une pessoas, processos e tecnologia.
São 30 anos de atuação. Além disso, a Base está presente em mais de 1.500 locais no Brasil.
Nos escritórios, o trabalho pode incluir limpeza e manutenção. Portaria, recepção e alimentação também fazem parte da atuação.
A Base ainda oferece jardinagem e logística interna. Assim, vários serviços podem seguir a mesma gestão.
A tecnologia permite acompanhar as tarefas em tempo real. Por isso, o gestor ganha mais clareza sobre a rotina.
Além disso, a supervisão ajuda a manter o padrão. As equipes podem ajustar o trabalho conforme o uso do local.
Com esse apoio, a gestão de escritórios ganha mais controle. Ao mesmo tempo, o cliente pode focar em seu negócio.
O escritório precisa valer o trajeto
A gestão de escritórios deve começar com uma pergunta simples: por que as pessoas vão até o local?
A resposta não está apenas nas mesas. Ela também passa pelos encontros, serviços e laços.
Por isso, facilities, líderes e gestão de pessoas devem atuar juntos. Cada área ajuda a dar sentido à presença.
Além disso, a empresa precisa observar e testar. Depois, deve ajustar o que não funciona.
Dessa forma, o escritório pode aproximar pessoas e melhorar a rotina.
Para saber como a Base Facilities pode apoiar seu escritório, entre em contato pelo WhatsApp: (11) 95888-0418.
