Contratar uma recepcionista com carteira assinada ainda é a forma tradicional que milhares de empresas fazem no Brasil. Mas será que essa é a maneira mais eficiente de garantir qualidade com custo benefício? Ou será que a modalidade virtual veio para conquistar as empresas de vez? Confira as vantagens e desvantagens de cada modalidade e descubra o melhor para a sua empresa!
Uma recepcionista realmente é necessária em uma empresa?
Antes de tudo, o principal precisa ser definido, uma empresa precisa ou não de recepcionista? Eu diria que sim, um assistente presencial é indispensável para negócios com maior demanda no atendimento local, afinal, é o assistente que terá o primeiro contato com seus clientes e é ele que é o responsável por uma boa primeira impressão.
Mas uma empresa pequena ainda precisa de um assistente? Sim! O trabalho do assistente não se resume a interação com o público apenas, ele está lá para auxiliar nas tarefas (claro que um assistente não irá lavar as janelas por exemplo, já que isto esta fora da função do mesmo).
Em casos de já existir um assistente no local e demanda começar a aumentar é preciso levar em conta se é possível diminuir os custos contratando um assistente virtual ou principalmente uma empresa terceirizada para cuidar do trabalho.
Quais as vantagens de contratar uma recepcionista?
A contratação de uma recepcionista presencial com carteira assinada tem diversas vantagens, dentre elas:
1- um assistente contratado pode fazer atendimento presencial de clientes, parceiros ou fornecedores, gerando uma boa primeira impressão para o seu negócio
2- organização e manutenção de documentos físicos e digitais;
3- lhe possibilita focar em seu negócio, deixando as demais atividades operacionais sob a responsabilidade do mesmo.
4- está sempre disponível e totalmente focado para a sua empresa
Desvantagens:
1- Atende apenas no horário comercial que ela estiver trabalhando;
2- A contratação é trabalhosa e cara, exigindo muito do seu esforço para recrutar, selecionar e entrevistar, até escolher o profissional mais adequado;
3- Um bom profissional requer um bom salário com benefícios e investir bastante tempo e dinheiro em treinamentos;
4– Há vínculo entre sua empresa e o assistente, o que resulta em custos trabalhistas;
Quais as vantagens de contratar uma assistente virtual?
1- A contratação de um assistente virtual é uma prática muito utilizada no exterior e que vem se popularizando no Brasil, essa modalidade apresenta diversas vantagens:
2- Redução de custos;
3- Economia de tempo, o assistente virtual não perderá horas no trânsito por exemplo;
4- Foco em resultados rápidos
Desvantagens:
Algumas atividades que normalmente são feitas por uma secretária presencialmente não é comum que sejam feitas pelas secretárias virtuais remotas como:
1- Recepção de pacientes;
2- Administração do financeiro e de alguns documentos;
3- Procedimentos relacionados a planos de saúde;
4- Responder pacientes por e-mail, aplicativos de mensagens e redes sociais.
5- Realizar a triagem de correspondências;
6- Fazer atendimento telefônico;
7- Controlar a entrada e a saída de pessoas em certos ambientes privativos.
8- Uma assistente virtual pode atender várias empresas ao mesmo tempo, o que pode dificultar a comunicação se a pessoa não souber se organizar
9- Exige o mesmo treinamento que uma recepcionista recém contratada exigiria
10- Não se sabe com certeza como a pessoa realmente está tratando os dados que você manda para ela
Como reduzir os custos e manter a qualidade?
A terceirização de profissionais da recepção é um serviço que cresce a cada ano nos grandes centros urbanos. Afinal, empresas, condomínios e estabelecimentos em geral percebem o quanto a terceirização pode ser um diferencial para o negócio.
Um dos melhores benefícios de ter uma equipe terceirizada em seu condomínio ou empresa é saber que seus visitantes e clientes serão bem atendidos. E o bom atendimento na recepção, de fato, pode contribuir muito com a imagem da sua empresa. Afinal, conforme dizem, “a primeira impressão é a que fica”. A recepção é o primeiro ponto de contato da sua empresa ou condomínio com os visitantes, clientes e fornecedores.
Por isso, é importante pensar na recepção como um setor aliado ao seu negócio, sendo capaz de contribuir para o crescimento da sua empresa. Já no caso dos condomínios, a recepção terceirizada promove maior conforto e comodidade aos condôminos.