Se a sua empresa ou condomínio possui um quadro de funcionários orgânicos é comum que várias situações ocorram, como por exemplo:
- Faltas;
- Atrasos;
- Serviços sem qualidade;
- Profissionais não qualificados;
- Administração de folha de pagamento, férias e 13º;
- Entre outras.
Saber administrar esse setor nem sempre é uma tarefa fácil e muitas vezes o foco da empresa tem que ser outro e a qualidade do setor de facilities cai. No caso dos condomínios esses serviços de limpeza, portaria, manutenção, jardinagem, entre outros são base para uma boa convivência, segurança e harmonia do ambiente.
Você já deve ter ouvido falar na terceirização como solução para o setor de facilities, mais afinal, contratar uma empresa terceirizada é garantia de serviços de qualidade? Para chegar a essa conclusão devemos estar cientes do que de fato devemos esperar de uma terceirizada.
Como já ouvimos anteriormente os principais problemas de se ter funcionários próprios (orgânicos) na empresa ou condomínio é que na maioria das vezes o setor de facilities não é o foco, ou seja, esse serviço é a manutenção do ambiente no qual outras pessoas de fato executam a função principal.
No caso das empresas, na maioria das vezes o foco é a venda de produtos ou serviços, então toda a atenção fica concentrada na parte que gera lucro para a empresa enquanto o setor de facilities executa a manutenção desse ambiente. Já os condomínios têm como seu principal foco ser a moradia dos condôminos e a manutenção desse ambiente é cobrada do setor dos funcionários que realizam a função para o qual foram contratados.
Principais diferenciais de contratar uma empresa terceirizada:
Reposição de faltas: Ao contratar uma terceirizada é comum que esse serviço já seja incluso, assim é garantido que os serviços serão executados e que o posto não ficará vazio no caso de faltas e até mesmo férias.
Profissionais treinados e capacitados: Como a principal função de uma terceirizada é prestar serviços o processo de recrutamento e seleção é mais rígido pois é necessário garantir serviços de qualidade, além disso esses profissionais recebem treinamentos e capacitação constante para acompanhar o mercado.
Isenção de burocracia: Assim como a especialidade e foco em prestar serviços outro benefício da terceirização é não precisar se preocupar com a parte burocrática pois a mesma cuida de todo esse processo: Contratação, documentação, férias, faltas, 13º etc.
Redução de custos operacionais: Especializada em serviços de facilities, as terceirizadas tem como sua maior vantagem a redução de custos, todos os seus processos de qualificação e treinamentos também garantem a economia de produtos para a execução dos serviços.
Após saber dos diferenciais e pensar nas possibilidades que o setor de facilities proporciona saiba o que é necessário levar em conta na hora de escolher a sua prestadora de serviços. aqui estão 4 pontos principais:
- Observe o Acordo de Nível de Serviço (SLA)
Para garantir o cumprimento dos serviços prestados por contratados por terceiros, um Acordo de Nível de Serviço (SLA) deve ser estabelecido entre as duas partes. Este documento define, em termos claros, que serviços estão incluídos e como serão implementados.
A consideração do SLA garante que este acordo seja claro, transparente e sirva como base para medir a produtividade do serviço externo. Portanto, é importante que as categorias definidas sejam aplicáveis e possam ser cumpridas de acordo com as regras e prazos.
- Analisar a estrutura de serviços
Para garantir bons resultados por meio da exportação, é preciso escolher criteriosamente uma empresa que tenha experiência na área e que trabalhe com dedicação.
Para isso, é necessário contar com uma equipe profissional que atenda às necessidades do mercado de provedores de internet. E acima de tudo, eles têm a flexibilidade necessária para atrair clientes e apresentar as melhores soluções para seus problemas.
Essas informações podem ser um diferencial que vai garantir o crescimento da sua receita e orientar o seu negócio para a resiliência que você sempre desejou.
- Pesquise a história e o caso de uma empresa
Uma das medidas de segurança que seus gestores devem tomar antes mesmo de contratar um serviço é quanto à imagem da empresa que emitiu as ligações para o call center. Experimente checar o histórico da empresa e ficar atento a outras questões, como o tempo de trabalho e o nível de satisfação do cliente com o contrato, por exemplo.
Além disso, uma forma de saber se a resposta de uma empresa está correta é analisar os casos. Antes de tomar sua decisão, considere a opinião de quem usa – ou já usou – esses serviços.
- Realizar pesquisas de satisfação do cliente
As pesquisas de satisfação também são uma das formas mais seguras de avaliar a qualidade do serviço prestado por um contratante. No entanto, são necessárias diferentes considerações que podem interferir nos resultados da pesquisa e ser rápida para tirar conclusões.
Para garantir uma segurança extra para esse tipo de teste, um dos melhores passos é realizar pesquisas periódicas e comparar os resultados. Dessa forma, a chance de obter dados mais concretos sobre o nível de satisfação do cliente será maior.
Antes de fechar o contrato, é importante fazê-lo legalmente e explicar os procedimentos:
O serviço de terceirização deve ser seu, pois cada empresa terá suas próprias necessidades. O serviço de limpeza de posto de saúde é diferente da limpeza de shopping. O serviço de proteção de condomínio será muito diferente do serviço de segurança de supermercado ou banco.
Portanto, para que os serviços sejam executados da forma que você deseja, o contratante deve informar suas reais necessidades e fornecer orientações sobre os detalhes do serviço antes de fechar um contrato com a empresa terceirizada. Em suma, você precisa ser claro e direto.
Uma boa empresa de trabalho irá fornecer-lhe as melhores soluções para seus problemas. Cabe a você avaliá-los e ajustá-los para melhor se adequarem à sua organização.
Não deixe de fora os componentes que você considera essenciais para um melhor desenvolvimento sistemático de serviços externos. Anote tudo no contrato. Dessa forma, você aumentará sua garantia de ter o serviço certo para o seu negócio e evitará frustrações e frustrações futuras.
Após a contratação, é importante monitorar o serviço:
A melhor forma de monitorar os serviços terceirizados é agendar, nos últimos dias, registrar e garantir a conformidade.
Esta recomendação está ligada a um problema que mencionamos anteriormente. Como os procedimentos de atendimento são bem definidos e registrados pela contratada, seus gestores poderão mensurar facilmente os resultados das operações.
Aqui na MAP, oferecemos um programa online, onde você pode acompanhar e avaliar o atendimento em tempo real, com fotos e cadastros de funcionários terceirizados. Por exemplo, você pode definir o programa de limpeza da sua equipe, gerenciar as rotas dos funcionários, saber onde você está e até a quantidade de trabalho realizado e o que será feito.
Sem dúvida, a prestação de serviços contribui significativamente para a melhor qualidade dos serviços organizacionais. Um ambiente bem cuidado, limpo e que traz sensação de segurança faz a diferença no sistema de clientes e funcionários, além de agregar um grande valor à imagem do seu negócio.
Há uma série de benefícios tangíveis e tangíveis para sua organização. Veja uma empresa terceirizada como uma grande parceira para o seu negócio obter os melhores resultados. Portanto, sua escolha deve ser muito cuidadosa.
